אין ספק שבין הרגעים שהכי חקוקים לנו בזיכרון ישנם אירועים שקיימנו במהלך החיים.
אם פעם אירוע היה חולף ונשכח, היום יש כל כך הרבה דרכים לנצור ולזכור אותו, וכדי שזה יהיה מתוק ומהנה שואפים תמיד להרים אירוע מושלם.
עתידים לחגוג אירוע משלכם בקרוב? ודאי אתם מוצפים ברגעים אלו בהתרגשות, שמחה רבה וגם קצת חשש מפני כל התכנונים והמשימות העומדות לפניכם להפקת האירוע.
אנחנו כאן כדי לגלות לכם את סודות האירוע המושלם. אבל אל תגלו, טוב?
כיצד מתכננים אירוע כמו שצריך?
כולם רוצים שהאירוע שלהם יהיה מושלם, שהעיצוב יהיה היפה והמושקע ביותר, שהאוכל יהיה טעים ושהאורחים ייהנו מהמאורע וייחרט בהם כזיכרון טוב. כאשר אנחנו מקפידים על תכנון מפורט מראש, אנחנו סוללים את דרכנו להצלחת האירוע וכך הכול יתנהל בצורה שוטפת. כשדאגתם להכול כבר מראש, אתם תוכלו ליהנות ולהתמסר לכאן ועכשיו של האירוע, להתנועע בחופשיות ברחבת הריקודים, לבלות עם המוזמנים שלכם ובעיקר ליהנות.
דגשים לתכנון המקדים של האירוע
- תקציב – התקציב הוא הבסיס לקיום האירוע כולו, כי לפיו עליכם לנהל את ההוצאות שלכם מול הספקים. לפני שמתחילים לברר אודות דברים כמו די ג'יי, צלם או ציוד לאירועים, חשוב להבין מהו הסכום שעומד לרשותכם לשם תכנון האירוע. חשוב לזכור שלעתים יש הוצאות חריגות שלא צפינו, וכדאי לקחת גם את החריגה הזו בחשבון כשמתכננים תקציב. נסו להרכיב רשימה שתכיל את המרכיבים של האירוע, כך שלא תפספסו שום דבר חשוב, ובמסגרת הבירורים מול הספקים שאלו למחירים כולל מע"מ.
- מועד האירוע – נוהגים לקיים אירועים במהלך כל עונות השנה, ולכל עונה יש את הקסם והייחודיות שלה. יחד עם זאת, כל אחת טומנת בחובה אתגרים שדורשים התמודדות (מזיקים בקיץ, גשם בחורף וכו'). הבחירה במועד המתאים צריכה להיעשות בהתאם לעדיפות שלכם. אם יש שיקולים כלכליים שמניעים אתכם, עונות מסוימות נחשבות יקרות יותר למול עונות שהמחיר בהן נוח יותר.
- מספר האורחים – חלק מתכנון האירוע הוא קביעת מספר המוזמנים. מנהלים את זה לרוב על טבלת אקסל, שנחשבת נוחה ושימושית, ועל גביה מזינים את כלל שמות המוזמנים שעולים לכם. נסו לחשוב על כל המעגלים הסביבתיים שלכם – משפחה, חברים, עבודה ועוד. אתם תראו שעם הזמן תיזכרו באנשים נוספים, ואותם תוסיפו לטבלה בכל פעם כזו.
- המלצות של חברים ומשפחה – אם יש לכם בני משפחה או חברים שהפיקו אירוע לאחרונה, זה יהיה חכם להתייעץ איתם בנוגע לכל. אולי תוכלו לאתר כך קייטרינג מעולה לאירועים, די ג'יי שמפיק את המוזיקה שאתם אוהבים ועוד דברים שידברו אליכם.
- מיקום האירוע – חשוב להתאים את מיקום האירוע לצרכים האישיים שלכם, תוך התחשבות בתנאים סביבתיים, נגישות, באווירה הכללית ששוררת במקום ובמיקום הגיאוגרפי. ההמלצה היא לא לסגור עם האולם הראשון שרואים, אלא לסייר בכמה ואז לבחור את הטוב ביותר מביניהם.
