אירוע גדול עומד בפתח? חתונה, בר מצווה או פסטיבל? כמובן שיש הרבה התרגשות באוויר אך הלחץ עולה מאוד.
אירוע גודל דורש הרבה הכנה והתארגנות וחשוב לעשות זאת בצורה נכונה וברוגע, במיוחד אם זה האירוע הראשון אותו אתם מארגנים.
ארגון אירוע דורש יכולת ריכוז, עמידה בלחץ, ראש גדול ויצירתיות, אבל מעל הכל – כלים וטיפים שייעזרו לכם לצלוח את ההכנות.
נשמע מפחיד? אל תדאגו, עם הטיפים בכתבה הבאה תוכלו להפוך למארגנים מקצועיים!
הטיפים הטובים ביותר שתמצאו
תכנון מוקדם
אם אתם יודעים שישה או חמישה חודשים מראש על האירוע, התחילו לתכנן אותו. אירוע גדול דורש הרבה הכנה ועדיף לעשות את הכל הרבה לפני כדי למנוע לחץ.
לו"ז מאורגן
תכנון הוא בסיס לשינויים, אבל חשוב שיהיה תכנון בשביל לעשות לכם קצת סדר. קבעו זמן בו כל דבר צריך לקרות – זמן לסגור קייטרינג, סאונדמן ועוד.
פצלו תפקידים
אם אתם המנהלים, אל תעשו הכל בעצמיכם. היכולת להציל סמכויות חשובה בכל תחומי החיים ובמיוחד בארגון של אירועים גדולים. אם תעשו הכל לבד אתם תאבדו את הכוחות שלכם ותגיעו לאירוע מותשים!
משא ומתן
למדו להתמקח ולקבל את המחירים הטובים ביותר. חברות שמתעסקות באירועים מציבות בכוונה מחירים יותר גבוהים ממה שהשוק מציע, לכן אתם יכולים להרגיש בנוח להתמקח, זה לגמרי מוסרי. אירוע גודל עולה הרבה כסף וכל חסכון קטן שתשיגו ישפיע על התמונה הגדולה.
צרו תכניות גיבוי
אתם לא יודעים מה הולך להשתבש, במיוחד אם האירוע נמצא בטבע ולא באולם מסודר. חשבו על כל הפרטים הקטנים ועל הסיטואציות הכי גרועות – הכינו את עצמיכם לגרוע מכל כדי להבטיח שהאירוע יהיה מושלם.
קחו זמן להתאוורר לפני האירוע
דאגו שהכל יהיה מוכן כמה ימים לפני כדי לצאת לחופש לפניו. ארגון אירוע יוצר לו"ז מאוד צפוף וחשוב להירגע ולא להיות במצב לחץ לאורך זמן.
בכל אירוע יש הגברה ותאורה
הופעה, חתונה, יומולדת, בת מצווה ועוד. אתם חייבים להשיג הגברה איכותית כדי לוודא ששום מערכת לא תקרוס במהלך האירוע, שהמוסיקה תשמע כמו שצריך, שהתאורה תעבוד ושהאווירה הכללית תהיה טובה. מחפשים חברת הגברה ותאורה מומלצת? היכנסו לאתר.
בכל אירוע יש קייטרינג, חשוב לחפש קייטרינג מומלץ עם תפריט מתאים לאווירה של האירוע.
חפשו המלצות! כל חברה או ספק שאולי תזמינו בקשו המלצות מלקוחות קודמים – רק ההמלצות ייתנו לכם שיקוף אמיתי לאיכות שלהם. בלי המלצות לא מזמינים כלום!
לסיום
לארגן אירוע זה לא פשוט, אך עם הטיפים הנכונים כל אחד יכול לעשות את זה. דאגו שכל ספק יהיה איכותי ומקצועי – הסאונדמן, הקייטרינג, האולם ועוד. תהיו מאורגנים וחרוצים, אך אפשרו לעצמיכם לנוח ולהאציל סמכויות. בהצלחה!
